资产管理政策和程序

资产管理

目的

资产管理的目的是保持实物资产的准确记录，这些实物资产的价值和使用寿命符合资本资产的定义. 本文件建立了大学的程序，以确保遵守政府的规定, 按照行业会计准则，确保实物资产的准确报告.

设备类型

新大资本资产

资本资产是指使用寿命至少为两年，价值为5美元的项目,000或更多, 除了价格超过75美元的软件,000人将被追踪. 这些固定资产是永久性的、有形的，归新大所有. 此类别包括授予资产. 符合上述标准的资产将由资产管理公司入账，并在其使用年限内折旧. 此外，资产管理公司将在上述项目上附加SMU条形码标签. 条形码将使资产管理公司能够使用条形码扫描器准确有效地清点所有资本资产.

联邦拥有的资本资产

用联邦拨款购买的资产必须按照联邦要求进行跟踪和标记. 所有联邦政府资产必须贴上SMU条形标签和标有“美国政府”的联邦标签。. 这些联邦政府资产是受控制的资产，新大需要对其进行跟踪，直到大学合同到期，并得到适当的政府批准支持资产的转移或处置. 这些资产是永久性的，有形的，使用寿命至少为两年. 最低资本限额由管理大学在合同谈判时的资本化政策决定.

注:请参阅新大网站上的政府和补助金政策，了解有关补助金程序和相关表格的更多信息.

购买资本资产

以下步骤是购买资本资产的指导方针.

基本建设预算每年编制一次. 在收集了各自组织的意见后, 财务官员(FO)将为未来预计的资产需求计划和申请资金. 这些请求已提交预算主任. 资本收购应记入预算机构或其他供资机构.g. 厂房基金)使用本文件所界定的资本资产的帐户类别. 授予资产, 首席调查员(PI)谈判资产资金作为合同流程的一部分. 首席调查员和财务主任及其各自的组织都有责任将固定资产预算控制在批准的范围内.
请求部门通过完成采购申请单来订购资产. 采购申请单必须包括设备交付后的建议最终位置，包括建筑物, 地板上, 房间号, 校外的邮寄地址, 购买设备后负责个人的姓名，包括电话号码和电子邮件, 部门机构名称, 基金#, 账户号, 组织#, 项目或子类(如适用), 制造商, 日期要求, 部件或型号#, 串行#, 订购数量, 资产描述, 以及采购申请单上显示的估计成本或价格. 要求采购的部门应将采购申请单发送给FO审批和处理.
财务总监在将支出转交给资产管理部门之前，确保这些支出得到了适当的授权. 注:对未预算资本或多年资产摊销资金的请求必须经财务主任和主计长批准.
资产管理部门将核实采购申请单上FO账户编码是否正确，并核实FO已审核. 除了, 资产管理将开始为可资本化资产设置PeopleSoft Profile ID信息(资产管理中的会计类别/折旧寿命属性). 资产管理将采购申请单转发给采购部，以创建采购订单并订购该资产.
采购将确保在采购申请单中完成第1项中列出的所有数据字段. 采购部将与财务主管合作, 请求者, 在订购资产之前，请求方经理或指定的负责适用账户类型的人员专家完成所有字段. 采购部负责研究最优价格，并核实PO上正确的供应商订购信息. 采购部门将向供应商发送一份完整的采购订单，并向资产管理部门发送一份副本.
在订购和接收资产之后，在处理付款发票之前, 请求部门或请求组织将验证订购的物品是否符合PO, 填写应付账款凭证，并将其与发票和订单副本一起发送给应付账款付款. 凭证上的信息必须与资金相符, org, 账户, 项目和子类从采购订单. 资金凭证上可以写“与PO相同”, org, 账户, 仅当订单完成或只有一个基金时才显示项目和子类信息, org, 账户, 采购订单上的项目和子类. PO号码必须包含在凭证信息票上. 注:需要额外跟踪的资本项目还必须包括项目#，以确保所有资本计算机设备或设备都得到适当的跟踪和标记.
应付帐款处理发票, 凭证和所有适当的订单信息，以处理付款.
发票后, 凭证, PO信息和付款, 资产管理为所有资本资产分配标签号，或将为资本资产分配标签的责任分配给适当的指定代表. 当从远程站点或它的组织订购资产时, 资产管理将提供指定的代表标签，以匹配采购订单上的资产数量. 这些远程站点或它的组织将直接应用标签，并在应用条形标签时通知资产管理. 作为一个指导原则，条形标签应该应用在右下角的前面，以保持一致性.
处置资产或将资产转移到其他地方的部门必须填写新大资本资产转移/处置表格，并向资产管理部门提交一份副本给财务主管. 资产管理通常负责标记资产. 然而, 它的, 海洋, 和考克斯负责他们订购的计算机设备和远程站点负责所有设备. 转移/处置表在资产管理部门存档，以支持对资产管理记录和总账的更改.

资本资产帐户类别

购买资本资产时，应使用下列帐户:

8200 -土地

8201 - Land Improvements; including outdoor courts and fields, 停车场, 表面, 隧道, 阀座/看台上, 和公用事业.

8210 - Buildings; Including campus buildings, rental units, and portable buildings.

8220 - Equipment; Including furniture (desks, 椅子, 橱柜, 表, 和床), 办公设备(传真机), 复印机), 音频/视频设备, 运动器材, 电器, 和其他设备.

8225 - Computer Equipment; Including computer systems, 电脑, 还有激光打印机, 扫描仪, 以及价值超过75美元的软件,000.

8230 -车辆

8240 -补助金设备(新大自有)

8241 -赠款设备(建设中，新大所有)

8245 -拨款设备(政府拥有)

8260 - Art; Including paintings, 雕像, 雕塑, 藏书, 乐器, 还有古董家具.

8290 -非资本资产的在建工程帐户类别

资本资产的转让或处置

转移处理形式

当设备转移到其他部门或其他建筑物时，必须填写资产转移/处置表. 填写完整的表格原件必须发送给资产管理公司，并将副本发送给财务总监或PI, 在授予资产的情况下. 这些信息将允许资产管理公司保持准确的位置记录. 发起搬迁的部门负责在表格上填写并提交地点记录. 如果采购部门被要求将库存转入或转出剩余库存, 采购部负责通知各部门填写转让/处置表. 采购也将通知资产管理.

资产转移/处置表也需要转移到场外地点，包括家庭使用的资产. 转让表格上必须包括完整的邮寄地址、地点和负责人，以确认对场外资产的责任.

处理

所有附有条码标签的设备，处理步骤如下:

非电脑设备的移除请与采购部联系. 采购将需要物品的描述、数量、位置和状况. 请看第12条政策.在南威尼斯人娱乐城政策与程序网站上为采购部的设备处置程序.
填写上述资产转让/处置表.
将处置表发送给资产管理部门，从库存清单中删除该资产.
通过电子邮件请求处理计算机，与帮助台联系, 服务器, 投影仪, 打印机, 复印机和任何与电脑相关的设备，按照以下程序:
1. 电邮服务热线: Help@dp120.com.
2. 在电子邮件中包括
  1. 资产处置表和资产编号从你的年度库存.
  2. 机器上的资产标签号
  3. 机器上的它的标签号码.
  4. 机器的序列号. 如果该项目是戴尔产品，则序列号可能是戴尔服务标签编号.
  5. 物品所在的大楼和房间号. 当信息技术办公室到达时，请尽量在现场，以确保正确的资产被释放.
3. 请一定要包括特洛伊·威廉姆斯, 资产经理对所有信息技术办公室的计算机和计算机相关的资产要求进行处置，使其出现在你的存货清单上

在任何情况下，联邦拥有的设备都不会作为多余的或报废的设备送到采购处. 使用位于新大网站上的政府拨款和合同财产程序指南，了解如何处置联邦拥有的设备.

库存的程序

资产管理部将定期向相关负责人提供资本设备库存报告.

资产管理将要求责任人审查库存报告，以确定可能已转移或报废但未通过资本资产转移或处置程序报告的资产. 这些报告应完成并返回给资产管理. 所有的资本设备资产都必须入账，并且必须对资产管理记录与所处设备之间的差异作出解释. 该清单还需要更新未列出的任何标记设备.

联邦政府仍保留所有权的赠款和合同设备将每年进行盘点. 设备的负责保管人必须解释任何差异. 对联邦拥有的设备库存的任何调整都将报告给联邦授予机构. 新大保留所有权且价值大于5美元的所有剩余补助金库存,每两年将盘点1万件.

采购的卡片

采购卡必须经采购卡办(214-768-3892)和资产管理部(214-768-2014)批准后方可用于购买固定资产。. 单独的PO必须支持每次采购，并按照本文档中概述的收据和付款进行核对. 在允许例外之前，必须建立适当解释例外的程序(例如.g. 需要对采购卡采购与采购单上订购的资产进行核对).